I forberedelsen skal I tage stilling til følgende: 

Hvem skal deltage i undersøgelsen

Du skal i samarbejde med ledelsen og/eller HMU beslutte, hvem der skal deltage i TULE. Som udgangspunkt deltager alle medarbejdere i TULE, men der kan være undtagelser.  

• ”Ikke-primær” ansættelser (Nogle medarbejdere er ansat på flere enheder) 
• Timelønnede  
• Medarbejdere, der fratræder 
• Medarbejdere på barsel  
• Medarbejdere på orlov uden løn  
• Medarbejdere, der lige er startet  

Kollektiv eller individuel ledelse

Nogle medarbejdere har ikke én person, der er deres leder, men refererer i stedet til en gruppe af ledere. Du skal i samarbejde med ledelsen og/eller HMU træffe en beslutning om, medarbejdere skal svare på spørgsmål i forhold til ledergruppen eller deres nærmeste leder (det kan evt. være den leder, som medarbejderen afholder MUS med).

Lokale ekstraspørgsmål

Du skal i samarbejde med ledelsen og/eller HMU træffe beslutning om, der skal være lokale ekstra spørgsmål. Ekstra spørgsmål kan stilles til alle i organisationen eller tilpasses den enkelte afdeling.  

Der er mulighed for at stille op til 10 ekstra spørgsmål. Hvis I vælger at lave fx. 8 ekstra spørgsmål fælles for hele organisationen, er der plads til 2 ekstra spørgsmål til den enkelte afdeling.  

Du skal sende de lokale ekstraspørgsmål til DEFACTUM, Koncern Kvalitet ca. 4 uger før udsendelse af spørgeskemaer. 

Enheder med færre end 10 medarbejdere 

Enheder med færre end 10 medarbejdere modtager normalt ikke rapporter for at sikre medarbejdernes anonymitet. Der er dog to undtagelser fra denne regel: 

1. Hvis enheden udelukkende består af personer, der selv er ledere. Det kan fx være en gruppe af afsnitsledere eller afdelingsledere, der skal svare sammen. Ledere har ikke samme anonymitet som andre 
2. Hvis alle medarbejdere på den lille enhed giver samtykke til, at der godt må laves en rapport. Hvis en enhed er meget lille, kan I på forhånd bede om, at der IKKE spørges om samtykke, fordi I beslutter, at der ikke skal dannes en rapport (specielt relevant, hvis en enhed er på færre end 5 personer). Træffer I den beslutning, skal I meddele det til DEFACUM sammen med medarbejderlisterne.

Det en mulighed at lægge små enheder med samme ledelse sammen, så der kan udarbejdes en rapport. Som TULE-planlægger er det din opgave at sikre, at ledelsen og/eller HMU træffer en beslutning om det. 

Planlægning af opfølgningsdialoger

Det er TULE-planlæggerens opgave i samarbejde med ledelsen og/eller HMU at sætte rammerne for TULE-opfølgningsdialogerne og fx beslutte, hvornår de skal afholdes (inden for eller uden for normal arbejdstid), og om I ønsker konsulentbistand hos den lokale HR-afdeling eller Koncern HR, Udvikling til opfølgning af resultaterne. Det kan fx være i form af: 

• Workshops med ledere, så de er klar til at tage opfølgningsdialogerne 
• Konsulentbistand til at holde dialogerne.

Som TULE-planlægger skal du koordinere, udforme og udsende information om TULE-processen, så medarbejdere i din afdeling er godt informeret om TULE-undersøgelsen.

Som TULE-planlægger skal du lave en liste over de medarbejdere, der skal deltage i TULE-undersøgelsen. Du skal sørge for at få et udtræk fra et af de centrale registre – enten BSK (regionens brugerstamdatakatalog) eller KABA (kontrol af brugeradgange). Det er din opgave at vælge, hvor listerne skal trækkes fra, og at gennemgå listerne og tilføje manglende oplysninger.  

Listerne skal indeholde følgende oplysninger:

• Medarbejderens navn 
• Medarbejderens e-mailadresse 
• Medarbejderens nærmeste leder/ledergruppe 
• Medarbejderens organisatoriske placering på tre niveauer – driftsenhed, afdeling, afsnit/kontor eller anden mindste enhed 
• Om den medarbejder, der svarer, selv er leder.

Et stykke af vejen har de to systemer samme informationer. Alligevel er der nogle forskelle. Du kan læse mere om BSK (regionens brugerstamdatakatalog) og KABA (kontrol af brugeradgange) her: BSK og KABA (pdf)

Det er lederen og lederens leder, der modtager TULE-rapporten. Som TULE-planlægger er det din opgave at tage stilling til, om der er andre, der skal modtage TULE-rapporten samt håndtere eventuelle forespørgsler. 

Når opfølgningsdialogerne er gennemført, laver DEFACTUM, Koncern Kvalitet to typer af overbliksrapporter. En for hver afdeling, der viser resultaterne for hvert afsnit og en for hver driftsenhed, der viser resultaterne på alle afdelinger. 

Det er din opgave som TULE-planlægger at drøfte med ledelsen og/eller HMU, hvordan der overordnet skal følges op på TULE-resultaterne, herunder om man vil have tilbagemeldinger fra afdelingerne om resultaterne af opfølgningsdialogerne og handleplanerne.