På tjenesterejser skal fortrinsvis benyttes offentlige transportmidler. Ved valg af transportmiddel skal der lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet.

Ledelsen kan således tillade, at medarbejdere benytter eget transportmiddel, hvis det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for regionen. 

Hvis en medarbejder får kilometergodtgørelse / kørselsgodtgørelse, ydes godtgørelsen med den høje takst, med mindre der er tale om kørsel til uddannelsesaktiviteter, jf. nedenstående afsnit "Takster for kørselsgodtgørelse til arbejde og uddannelse". 

Der kan kun udbetales godtgørelse efter den høje takst for i alt 20.000 km i et regnskabsår. Hvis der køres mere end 20.000 km i et regnskabsår, ydes godtgørelsen efter den lave kilometer takst.  

Tjenesterejsens længde er den strækning, for hvilken der kan udbetales godtgørelse for kørsel i eget transportmiddel. Hovedreglen er, at tjenesterejsens længde og varighed beregnes med tjenestestedet som udgangspunkt, både for så vidt angår start og afslutning. 

I tilfælde, hvor tjenesterejsen rent faktisk har et andet start- og/eller afslutningspunkt, typisk bopælen, skal start- og/eller afslutningspunktet anvendes ved beregningen, såfremt afstanden dermed er kortere. 

Se eksempler på beregning af kørsel under afsnittet "Eksempler på beregning af kørsel". 

Der kan ikke ydes godtgørelse for flere kilometer, end der ville være blevet kørt, hvis turen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Der kan kun ydes befordringsgodtgørelse for det antal kilometer, der rent faktisk er kørt (dvs. ingen kørselsgodtgørelse som passager). Der ydes som udgangspunkt altid kørsel efter den korteste rute mellem to tjenestesteder. Det kan undtagelsesvist aftales med sin ledelse, at der ved f.eks. myldretid eller vejarbejde køres en afvigende længere rute, hvis det samlet set skønnes, at være mere rentabel. Der kan dog aldrig ydes godtgørelse for længere rute end den, der rent faktisk er kørt.  

Det bemærkes, at adgangen til at benytte eget transportmiddel i regionens tjeneste ikke indebærer en pligt for den pågældende til at stille eget transportmiddel til rådighed. 

Der ydes kun befordringsgodtgørelse for kørsel i tidsrummet 00 - 06.

Kontakt din lokale HR afdeling for tvivlstilfælde. 

Koncern HR har udarbejdet en række eksempler, som illustrerer, hvilke strækninger der udløser kørselsgodtgørelse, jf. de administrative retningslinjer for særydelser i Region Midtjylland.

De væsentligste regler i forhold til eksemplerne er:

• Der kan ikke ydes godtgørelse for flere kilometer, end der ville være blevet kørt, hvis turen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Det vil sige, at hvis afstanden mellem tjenestested og mødested er kortere end afstanden mellem mødested og bopæl, så tager beregningen af afstand udgangspunkt i tjenestestedets placering.
• Der kan kun ydes befordringsgodtgørelse for det antal kilometer, der rent faktisk er kørt (dvs. ingen kørselsgodtgørelse som passager). 

For oplysninger om befordringsfradrag (kørselsfradrag) mellem bopæl og arbejdsplads henvises til www.skat.dk

På Koncern Intra under Koncernøkonomi findes en vejledning om udbetaling af befordringsgodtgørelse. 

Eksempel 1:

Medarbejderen har tjenestested i Regionshuset Viborg, bor i Hammel og skal til heldagsmøde i Regionshuset Aarhus. Medarbejderen kører derfor direkte fra sin bopæl til Aarhus og retur til bopælen igen.

Medarbejderen får kørselsgodtgørelse for strækningen mellem Hammel og Aarhus (25 km) for både turen frem og tilbage; altså i alt 50 km. Kørselsgodtgørelse er for strækningen mellem bopæl og mødested, idet denne er kortere end afstanden mellem tjenestestedet i Viborg og mødested i Aarhus. 

Eksempel 2:

Medarbejderen har tjenestested i Regionshuset Viborg, bor i Hammel og skal begynde sin arbejdsdag med et møde i Regionshuset Aarhus, dernæst direkte til regionshospitalet i Randers, hvorefter medarbejderen kører hjem til sin bopæl i Hammel.

Medarbejderen får kørselsgodtgørelse for strækningen mellem Hammel og Aarhus (25 km.) og dernæst for strækningen mellem Aarhus og Randers (37 km.) og endelig for strækningen mellem Randers og bopælen i Hammel (31 km.); altså i alt 93 km. 

Kørselsgodtgørelse er for strækningen mellem bopæl og mødested for såvel ud- som hjemturen, idet afstanden mellem bopæl og mødested i begge tilfælde er kortere end afstanden mellem tjenestested og mødested. 

Eksempel 3:

Medarbejderen har tjenestested i Regionshuset Viborg, bor i Hammel og skal til møde på regionshospitalet i Holstebro. Medarbejderen kører direkte fra sin bopæl til mødet i Holstebro, dernæst til tjenestestedet i Viborg, hvorefter medarbejderen kører hjem til sin bopæl i Hammel.

Medarbejderen får kørselsgodtgørelse for strækningen mellem Viborg og Holstebro (52 km.) idet strækningen mellem tjenestested i Viborg og mødested i Holstebro er kortere end mellem bopælen i Hammel og mødestedet i Holstebro. Medarbejderen får dernæst kørselsgodtgørelse for strækningen mellen Holstebro og Viborg (52 km.), altså i at 104 km. Medarbejderen får ingen kørselsgodtgørelse mellem tjenestestedet i Viborg og bopælen i Hammel, da der ikke er tale om en tjenesterejse, men almindelig daglig kørsel til og fra arbejde. 

Eksempel 4:

Medarbejderen har tjenestested i Regionshuset Viborg, bor i Aarhus og skal begynde sin arbejdsdag med et møde i Regionshuset Aarhus. Medarbejderen kører herefter til sit tjenestested i Viborg, og dernæst hjem til sin bopæl.

Medarbejderen får kørselsgodtgørelse for strækningen mellem sin bopæl i Aarhus og Regionshuset Aarhus (7 km.) Dernæst for medarbejderen kørselsgodtgørelse for strækningen mellem mødestedet i Aarhus og tjenestestedet i Viborg (66 km.), altså i alt 73 km. Medarbejderen får ingen kørselsgodtgørelse for strækningen mellem tjenestestedet i Viborg og bopæl i Aarhus, da der er tale om almindelig daglig kørsel til og fra arbejde. 

Tidsforbrug:

Såfremt den enkelte medarbejder registrerer tidsforbrug i forbindelse med kørsel, kan samme principper anvendes som i forbindelse med opgørelse af kørselsgodtgørelse, jf. beskrivelsen under eksemplerne vedr. befordringsgodtgørelse. Dette gælder i forbindelse med kørsel til møder mv. udenfor tjenestestedet, hvor andet ikke er aftalt. Der kan således være særlige situationer, hvor der gælder andre aftaler/overenskomstmæssige bestemmelser, eksempelvis omkring delt tjenestested, tilkald mv.

Eventuel opgørelse af tidsforbrug i forbindelse med kurser/seminarer mv. aftales lokalt. 

Kørselsgodtgørelse til alle former for uddannelse, herunder til kurser og konferencer ydes altid med den lave kilometer takst.

Dette gælder også deltagelse i obligatoriske kurser.

Deltagelse i interne seminarer sidestilles som hovedregel med almindeligt arbejde og en eventuel kørselsgodtgørelse ydes efter den høje takst.

Deltagelse i kurser, konferencer, seminarer mv. som underviser eller oplægsholder indebærer, at en eventuel kørselsgodtgørelse ydes efter den høje kilometer takst.

Typiske spørgsmål/svar - efter hvilken takst udbetales kørselsgodtgørelse til:

• Afdelingsseminar? Høj takst
• Ledelsesseminar? Høj takst
• Eksterne seminarer (uden for Region Midtjyllands egne arbejdspladser)? Lav takst
• Årlig arbejdsmiljøkonference i Region Midtjylland? Lav takst
• Innovationsdag? Lav takst
• Selskaber og foreningers årsmøder? Lav takst
• Tillidsvalgtes deltagelse i organisationsarrangementer? Hvis der udbetales kørselsgodtgørelse via Region Midtjylland (mod efterfølgende refusion) ydes kørselsgodtgørelse efter den enkelte organisations takster

1. oktober 2019

Du kan få udbetalt befordringsgodtgørelse, enten via

• Kørselsapp
• Rejseansøgningsmodulet i ØS. Her kan man eksempelvis vedlægge en kørselsblanket som bilag. 

Vedrørende kørselsapplikationer

"Midt ØS" skulle efter planen lukkes pr. 20. januar 2024 i forbindelse med regnskabsafslutning. Dette er udskudt, så både ny og gammel app kan benyttes indtil 1. april 2024, hvor begge apps lukkes ned, og SD's app skal benyttes fremadrettet. Vi sætter ingen krav til, hvilken app, der benyttes indtil 1. april 2024.

Kørsel i forbindelse med møder/konferencer

Hvis du kører fra din privatbolig i egen bil og direkte til et møde uden for arbejdsstedet, dækker regionens arbejdsskadeforsikring ikke, og det er dermed din egen forsikring, der skal dække ved eventuelt uheld (en udvidet ulykkesforsikring).

Kører du herefter videre fra mødet og til din arbejdsplads, er du dækket af regionens arbejdsskadeforsikring. 

Kører du i en af regionens biler, er du altid dækket af regionens arbejdsskadeforsikring fra opstart af kørsel.

Der er en landsretsdom vedrørende en person, der kom tilskade undervejs ved kørsel hjemmefra og til et møde (altså hvor du ifølge reglerne ikke er dækket af arbejdspladsens arbejdsskadeforsikring). Personen kunne bevise, at han/hun havde arbejdet hjemmefra i 45 minutter inden personen kørte til møde. Medarbejderen blev omfattet af arbejdsgiverens arbejdsskadeforsikring.

Så der er en formodning om, at kan man bevise, at man har arbejdet hjemmefra i min. 45 minutter inden man kører til møde, så er man også omfattet af regionens arbejdsskadeforsikring i denne situation.

Kørsel i forbindelse med kurser

Kører du fra din privatbolig i egen bil til et internatkursus/kursus med overnatning, dækker regionens arbejdsskadeforsikring.

Kører du fra din privatbolig i egen bil til et én-dagskursus, dækker regionens arbejdsskadeforsikring ikke.

Kører du derimod fra din arbejdsplads i egen bil til et én-dagskursus, er du altid dækket af regionens arbejdsskadeforsikring fra opstart af kørsel. 

Der kan ske betaling for dokumenterede udgifter til (tog)billet eller ydes befordringsgodtgørelse.

Det afgøres lokalt og konkret i forhold til den enkelte ansøger, om der skal ydes kørselsgodtgørelse og om denne skal ydes efter den høje eller den lave kilometertakst.

Bemærk, at kørselsgodtgørelse til stillingsansøgere er skattepligtig. I ØS Indsigt anvendes Ebilagsblanket "Udbetaling person" med skattekode 2 (dvs. B-skat uden arbejdsmarkedsbidrag).

Når privat transportmiddel benyttes på tjenesterejser til og i udlandet, udbetales altid godtgørelse med lav sats, idet der efter en samlet vurdering dog kan udbetales befordringsgodtgørelse efter den høje kilometertakst ved benyttelse af privat transportmiddel til tjenesterejser i udlandet. 

Der er visse formelle krav i skattereglerne, herunder 

• kontrol- og dokumentationskrav,

der skal iagttages, for at medarbejderen kan opnå skattefri befordringsgodtgørelse.   

Ved anmodning om befordringsgodtgørelse (elektronisk) udfyldes et skema med alle relevante oplysninger til opfyldelse af de formelle krav.

Skattefri befordringsgodtgørelse til ansatte skal udbetales via ØS Indsigt.

Undtagelse herfra er medarbejdere, der er omfattet af 60 dages reglen, da kørselsgodtgørelse dermed skal indberettes som a-indkomst via lønsystemet. 

Skattepligtig befordringsgodtgørelse jf. 60 dages-reglen, skal behandles efter følgende regler til udbetaling via lønsystemet og din respektive HR, løn og personale afdeling.

Arbejdsgiver skal godkende kørselsbilag.

Kørselsbilaget skal endvidere indeholde:

1. Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
2. Kørslens erhvervsmæssige formål.
3. Dato for kørslen.
4. Kørslens mål og evt. delmål.
5. Angivelse af kørte kilometer.
6. Anvendte satser.
7. Beregninger af befordringsgodtgørelse.
8. Kørslen er foretaget i egen bil. 

60 dages-reglen

Udbetales der befordringsgodtgørelse for kørsel mellem bopæl og tjenestested, vil godtgørelse for kørsel indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder (gældende fra 1. januar 2009) være skattefri. Fra og med 61. dag, der køres mellem bopæl og tjenestested, vil befordringsgodtgørelse for denne kørsel være skattepligtig.

Det skal bemærkes, hvis en medarbejder får befordringsgodtgørelse for kørsel fra bopæl til flere tjenestesteder (f.eks. afdelinger, faste mødesteder, institutioner mv.) skal der ske selvstændige optællinger for hvert tjenestested. 

Eksempel:

Får man ofte befordringsgodtgørelse for kørsel fra bopæl til møder i både Herning Kommune, og Regionshospitalet Silkeborg - og har man ikke tjenestested nogen af stederne - skal der ske optælling af antallet af kørselsdage til både Herning Kommune og Regionshospitalet Silkeborg. 

60 dages-reglen er begrænset til de forudgående 12 måneder. "Gammel kørsel", dvs. kørsel der ligger mere end 12 måneder tilbage i tiden, skæres bort og samtidig tillægges "ny kørsel" - dvs. den kørsel, der netop er foretaget. En ny 60 dages periode kan først påbegyndes, når der er forløbet 60 på hinanden følgende arbejdsdage, siden man sidst har været på en arbejdsplads.

Weekender, feriedage, sygedage mv. regnes ikke med til de 60 arbejdsdage.

Er man først omfattet af 60 dages-reglen og kørsel bliver beskattet, skal der forløbe 60 dage uden optælling af kørsel til tjenestestedet, før en ny 60 dages periode kan påbegyndes.

Optælling bør finde sted, hvis der kan forventes kørsel 60 gange inden for 12 måneder til/fra bopæl til et givet tjenestested. Bemærk, at det kun er kørsel hvor "bopælen er i den ene ende", der bliver talt med i de 60 dage.

Region Midtjylland bad i februar 2019 SKAT om et bindende svar i forhold til 60-dages reglen vedr. spørgsmål om fortolkning af 'arbejdspladser', der adressemæssigt er tæt eller relativt tæt på hinanden.

Det bindende svar fra SKAT kan ses via følgende link:

• Bindende svar fra skat

Indberetning af kørsel 

• Til brug for optælling i forbindelse med 60 dages-reglen kan dette skema benyttes.
• Læs evt. tilhørende vejledning.

Skattepligtig kørsel (og kun denne del) skal indsendes månedsvis inden den 5. i hver måned til din respektive HR løn og personale afdeling.

• Til indberetning af skattepligtig kørsel, skal dette skema benyttes. 

Bemærk, at når du sender kørselsskemaet, skal skema til brug ved optælling af 60 dages-reglen også sendes med!