Opsætning af videoovervågning i en tidsbegrænset periode bruges typisk i situationer, hvor der er konstateret medicinsvind og hvor ledelsen finder det afgørende, at medicinrummet så hurtigt som muligt overvåges for at opklare grunden til medicinsvind og/eller forhindre det sker igen. Det vil ofte være situationer, hvor det vurderes at formålet med videoovervågning som kontrolforanstaltning forspildes, hvis der skal varsles med de normalt 6 uger inden opsætning af tv-overvågning som kontrolforanstaltning:

Procedurebeskrivelse når medicinsvind er konstateret:

• Ledelsen kontakter HR med henblik på orientering og aftaler det videre forløb
• Ledelsen/HR evt. anmelder medicinsvindet til politiet og Sundhedsstyrelsen - Styrelsen for patientsikkerhed
• Ledelsen/HR kontakter Teknisk afdeling, (Sikring/telefoni) og indgår aftale om dato for midlertidig opsætning af kamera i specifikt medicinrum
• Forinden kameraet opsættes skal ledelsen sørger for:
• Orientering af relevante FTR'ere
• Orientering af formandsskabet i LMU
• Orientering af alle medarbejdere der har adgang til medicinrum

Orienteringen skal indeholde oplysninger om:

• • • hvem, der foretager tv-overvågning
    • formålene med tv- overvågning
    • hvilke type af oplysninger/oplysningskategorier, der indsamles og behandles
    • eventuelle modtagere af oplysninger
    • Hvor lang tid optagelserne gemmes

Se skabelon A for inspiration til informationsmail til medarbejderne.

Kontrolforanstaltninger skal være nødvendigt af driftsmæssige årsager. Der skal være rimeligt forhold mellem formål og midler. På grund af erfaring med medicinsvind, kan det eventuelt være nødvendigt at opsætte kamera i medicinrum, som forebyggende foranstaltning og for at sikre driften. Alternativet for at undgå medicinsvind kan f.eks. være, at der altid skal gå to ind og hente medicin, hvilket dog driftsmæssigt ofte vil være forholdsmæssigt byrdefuld. Det kan tale for, at der i stedet opsættes videokamera som kontrolforanstaltning ud fra et driftsmæssigt synspunkt.

For at anvende videoovervågning ved medicinrum som kontrolforanstaltning uden tidsbegrænsning er det en forudsætning, at den enkelte Hospitalsledelse har besluttet, at det skal være en mulighed på et givet hospital.

Procedure:

•  Ledelsen overvejelser om at opsætte videokamera i medicinrum uden tidsbegrænsning drøftes eventuelt på HMU
• Hospitalsledelsen beslutter efterfølgende om det skal være en mulighed på det enkelte hospital

Såfremt Hospitalsledelsen har besluttet, at det skal være muligt at opsætte kamera ved medicinrum som kontrolforanstaltning uden tidsbegrænsning, kan det være forskelligt fra hospital til hospital om man ønsker videoovervågning i samtlige medicinrum eller blot ønsker at gøre det til en mulighed i de afdelinger, der finder grundlag for fast videoovervågning ved medicinrum.

Grundlag for videoovervågning er til stede, hvis der findes hjemmel hertil, og hvis det efter en konkret vurderingen findes nødvendigt, og mindre indgribende foranstaltning ikke findes tilstrækkelig.

Opsættes videoovervågning uden tidsbegrænsning, skal ledelsen løbende vurdere om videoovervågningen fortsat er nødvendigt. Såfremt behovet måtte ophøre, skal videoovervågningen ligeledes ophøre.

Hvis Hospitalsledelsen alene ønsker at videovervågning skal være en mulighed i de afdelinger, der konkret finder behov for at anvende det. Skal det forud for etablering overvejes om det lokale MEDudvalg skal inddrages forinden ledelsen træffer beslutning om at etablere videoovervågning.

Såfremt det vurderes, at det er hensigtsmæssigt at inddrage MED forinden en endelig beslutning anbefales nedenstående procedure:

• Ledelsen dagsordensætter emner på LMU hvor baggrunden m.m. drøftes
• Ledelsen beslutter om der skal opsættes videokamera
• Alle medarbejdere informeres skriftligt om beslutningen med 6 ugers varsel
• I varslingsbrevet/oplysningspligten skal fremgå:

• hvem, der foretager tv-overvågning
• formålene med tv- overvågning
• hvilke type af oplysninger/oplysningskategorier, der indsamles og behandles
• eventuelle modtagere af oplysninger
• Hvor lang tid optagelserne gemmes

Se skabelon B for inspration til informationsmail til medarbejderne.

Som alternativ til at have aktivt fast videoovervågning som kontrolforanstaltning, kan det overvejes at have etableret og skiltet om videoovervågning, men at ledelsen vurderer hvorvidt, de finder grundlag for at et kamera er aktivt hele tiden eller evt. aktivt ad hoc.

I sådanne tilfælde skal proceduren som beskrevet under punkt B fortsat følges. Den enkelte afdeling vurderer herefter hvorvidt et videokamera skal være aktivt eller ej. Hvis denne model vælges skal medarbejderne orienteres om, at der uden yderligere varsling kan være videoovervågning i medicinrum. 

I tilfælde, hvor data herunder videooptagelse indgår i relation til en personalesag, kan data aldrig stå alene. Hvis der er begrundet mistanke til en medarbejder om misligholdelse eller strafbare forhold, f.eks. mistanke om uberettiget tilegnelse af medicin, vil HR skulle inddrages og medarbejderen indkaldes til en tjenstlig samtale.

Det beror på en konkret individuel vurdering om ledelsen efter at have talt med medarbejderen, påtænker ansættelsesretlige sanktioner. Såfremt der er tale om uberettiget tilegnelse af medicin, vil den ansættelsesretlig sanktion typisk være i form af påtænkt bortvisning.

Til den tjenstlige samtale bør der være særlig opmærksomhed på følgende:

Selvinkrimineringsforbud:

Da der eventuelt er tale om en strafbar handling, skal medarbejderen oplyses om, at vedkommende ikke har pligt til udtale sig eller give oplysninger, som kan medvirke til at opklare det påståede strafbare forhold (det såkaldte selvinkrimineringsforbud, jf. RPL § 752).

Såfremt medarbejderen undlader at udtale sig, træffes afgørelse i den tjenstlige sag på det foreliggende grundlag, naturligvis med en forudgående parthøring.

Politianmeldelse:

Medicinsvindet bør politianmeldes og der bør videregives oplysning om evt. mistanke til konkret medarbejder sammen med relevant videooptagelse.

Anmeldelse til Sundhedsstyrelsen:

Der bør ske underretning om medicinsvindet til Sundhedsstyrelsen, Styrelsen for patientsikkerhed. Såfremt der er begrundet mistanke til konkret medarbejder bør der også ske underretning herom.

Fremtidig ansættelse inden for Region Midtjylland:

Hvis medarbejderen påtænkes bortvist bør der være en særlig opmærksomhed i forbindelse med evt. anden ansættelse inden for Region Midtjylland inden for et nærmere angivet tidsrum.

Dette begrundes med, at Region Midtjylland betragtes som et ansættelsesområde, hvorfor der er større mulighed og i helt særlig tilfælde en pligt til at orientere andre afdelinger og Hospitaler omkring forhold vedr. en medarbejder, der evt. er bortvist med baggrund i, at vedkommende groft har misligholdt sit ansættelsesforhold. Dette når/hvis medarbejderen opnår ansættelsen inden for anden afdeling/hospital inden for Region Midtjylland.

Der bør overvejes at orientere medarbejderne om:

• Såfremt den påtænkte bortvisning gennemføres, og medarbejderne inden for 6/12 måneder søger ny stilling inden for Region Midtjylland, vil der ved afgivelse af reference blive orienteret om, at medarbejderen har været involveret i en medicinsvindssag.

• Hvis Hospitalet, hvor medarbejderen er ansat i dag bliver opmærksom på, at medarbejderen de næste 6/12 måneder opnår ny ansættelse med adgang til medicin andet sted inden for Region Midtjylland, forbeholder HR sig ret til at orientere den nye ledelse om, at der bør udvises ekstra opmærksomhed på evt. medicinsvind, da medarbejderen tidligere har været involveret i en medicinsvindssag.

Medarbejderens situation

I sager vedr. medicinsvind vil det ofte være en medarbejder, der har det svært som er involveret i sagen. Spørg ind til om medarbejderen har nogen der kan hjælpe vedkommende, det kan evt. være bisidder, TR, et familiemedlem m.fl. Det kan også være en god ide at opfordre medarbejderen til at søge læge, hvis det vurderes, at medarbejderen selv føler at pågældende har behov for medicinen.

• Ved konstateret medicinsvind kontakter ledelsen Teknisk afdeling med henblik på at bede medarbejder fra Teknisk afdeling gennemse optagelser inden for et nærmere angivet tidsrum.
• Hvis Teknisk afdeling ser noget, der eventuelt kan forklare medicinsvindet, gennemgår medarbejder fra Teknisk afdeling det relevante videoklip sammen med ledelsen og en medarbejder fra HR.
• Ledelsen og HR aftaler nærmere i forhold til evt. proces for personalesag samt politianmeldelse og indberetning til Sundhedsstyrelsen

• Skabelon A - informationsmail og oplysningspligt til medarbejdere, videokamera i medicinrum i en tidsbegrænset periode - uden varslingsperiode

• Skabelon B - informationsmail og oplysningspligt til medarbejdere, videvideokamera i medicinrum, uden tidsbegrænsning som kontrolforanstaltning - varsling 6 uger