Den elektroniske personalesag

Ved ansættelse i Region Midtjylland oprettes en elektronisk personalesag, hvori alle relevante dokumenter vedrørende ansættelsen journaliseres. Sker der ændringer under ansættelsesforholdet, vil relevante dokumenter også blive journaliseret på personalesagen.

SD Personaleweb

Alle personalesager oprettes i SD (Silkeborg Data) Personalewebben, som bruges på alle decentrale afdelinger, institutioner, som arbejder med ansættelser.

SD Personaleweb digitaliserer store dele af tiltrædelsesprocessen, dvs. fra rekrutteringsprocessen er slut til den nye medarbejder er sat i løn og har fået en personalesag og der er dannet et ansættelsesbrev. Derudover anvendes løsningen også til at informere om ændringer i arbejdstiden, afdelingsskift, orlov og oplyse om fratrædelse.

Personalesagen oprettes altid i SD Personaleweb og med 3 mapper

1. Løn- og ansættelsesforhold:
   I denne mappe journaliseres bl.a. ansøgning, CV, stillingsopslag, anciennitetskort, ændring af arbejdstid, barsel, orlov m.v.
2. Uddannelse/kurser m.v. :
   I denne mappe journaliseres eksamensbevis, kursusbeviser

3. Fortroligt m.v.:
   I denne mappe journaliseres sagsakter, der rækker udover sædvanlig personaleforvaltning.

   Det kan f.eks. være sagsakter vedrørende sygdom, referat af tjenstlige samtaler, partshøring om og meddelelse om afsked, hvis begrundelsen for afskedigelsen kan henføres til medarbejderen eller hvor der i øvrigt er tale om personfølsomme oplysninger.
   
   I den almindelig daglige sagsbehandling indebærer mappen, at sagsbehandleren ikke ”kommer til” at se materiale, man ikke har brug for at have kendskab til. Under mappen Fortroligt m.v. kan der ligge dokumenter som har fået tilknyttet yderligere beskyttelse, og som kun kan ses af en begrænset kreds. Den sagsbehandler, der begrænser adgangen til dokumentet, vælger selv, hvem der får adgang til dokumentet. Det vil sædvanligvis være en meget begrænset kreds. Dokumenter skjules især i de tilfælde, hvor der er eller kan være tale om alvorligere straffelovsovertrædelser.
   
   Det vurderes at funktionen ikke anvendes meget.

Hvad kan og skal journaliseres på personalesager?

Læs de fælles retningslinjer om hvad der kan og skal journaliseres på personalesager

Personalesagen kan tilgås fra 2 databaser:

• ESDH-personalesager
  Anvendes som daglig arbejdsredskab for de centrale HR afdelingerne på hospitalerne, Psykiatri og Social og i Regionshuset.
• SD Personaleweb
  Anvendes af lederen og den/de decentrale medarbejdere som ledelsen har bemyndiget hertil.

Som hovedregel har man én sag pr. ansættelsessted. Hvis en medarbejder flytter til en ny afdeling inden for samme område, overføres personalesagen som hovedregel til den nye afdeling.

Eksempel:

En ansat på Medicinsk afdeling, A1 og flytter til Medicinsk afdeling, A2. Afdelingsledelsen og den/de medarbejdere medarbejderens leder har bemyndiget hertil, kan se historikken på personalesagen fra Afdeling A1,

Flytter medarbejderen til en ny afdeling uden for samme område, oprettes der en ny personalesag

Eksempel: En ansat på Medicinsk afdeling, A1 og flytter til Kirurgisk afdeling, K2. Afdelingsledelsen og den/de medarbejdere medarbejderens leder har bemyndiget hertil, har ikke adgang til at se personalesagen fra Medicinsk afdeling, A1

VIGTIGT: Afsnitsledelser /afdelingsledelsen på institutionen må ikke - selv om der teknisk er mulighed for det - skaffe sig viden om medarbejderens ansættelsesforhold i andre afsnit /afdelinger på institutionen. Det vil sige, at afsnits- /afdelingsledelsen ikke må gå ind i og læse dokumenter på sagen, der vedrører andre ledelsers område.

Personalesager vedrørende medarbejdere i Region Midtjylland gemmes indtil 5 år efter, at medarbejderen er fratrådt fra Region Midtjylland.

Hvis der er aktivitet i sagen efter fratrædelsen gemmes personalesagen indtil 5 år efter, at personalesagen har været aktiv efter fratrædelsen.

Der arbejdes på en teknisk løsning, således at der kan ske en automatisk sletning. Indtil den tekniske løsning er igangsat, kan der, hvis der kommer en konkret henvendelse herom, ske en manuel sletning af personalesager, vedrørende fratrådte medarbejdere efter samme retningslinjer som ovenfor.

Ovenstående har været drøftet i HR-/Personalechefkredsen.